Modalità di convocazione e accorgimenti per lo svolgimento di assemblee a distanza dei golf club

A cura dell’avvocato Ernesto Russo

Con i provvedimenti di proroga dello stato d’emergenza, sono state rinnovate tutte le facoltà poste in capo al Governo ed al Parlamento di adottare misure restrittive finalizzate al contenimento dell’emergenza epidemiologica da Covid-19 attualmente ancora in atto.

Tra le misure la cui validità è stata rinnovata vi è la possibilità prevista dagli artt. 73 e 106 del D.L. 18/2020 convertito in L. 27/2020 (c.d. “Decreto Cura Italia”) anche per le associazioni e società sportive dilettantistiche di svolgere con modalità “a distanza” le assemblee sociali “anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie” mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano comunque l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto.

Tanti sono, infatti, i golf club che hanno rinviato nel corso del 2020 le programmate assemblee di approvazione del rendiconto o di rinnovo degli organi direttivi, assemblee che, però, adesso diventa importante organizzare e svolgere in sicurezza e nel rispetto delle norme di legge.

Si rileva che, allo stato, è formalmente consentito lo svolgimento di “riunioni private” in presenza, purché siano rispettate le misure di distanziamento sociale e di utilizzo di dispositivi di protezione individuali con divieto di ogni forma di assembramento. Nella normativa emergenziale vi è, però, una forte raccomandazione verso le assemblee con modalità telematica anche laddove, e si tratta della maggioranza dei casi, non vi sia una espressa previsione statutaria in tal senso. Ciò, al fine di evitare spostamenti non necessari e contenere la diffusione del contagio.

Indipendentemente dal fatto che lo statuto del circolo preveda o meno la possibilità dell’assemblea a distanza, qualora fosse questa la modalità di riunione che la ASD o SSD scegliesse di adottare, il primo riferimento da seguire per predisporre tutto quanto necessario alla corretta organizzazione della tele-assemblea, sarà comunque lo statuto sociale.

Lo statuto del golf club, infatti, deve comunque rimanere l’irrinunciabile riferimento per la corretta disciplina delle modalità di convocazione della riunione e la valida regolamentazione dello svolgimento della stessa. Solo in abbinamento ad esso e unicamente in ragione della particolare modalità di svolgimento scelta, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa emergenziale richiamata, si dovranno adottare una serie di accortezze organizzative volte a rispettare i criteri di trasparenza e tracciabilità delle presenze, individuando anche sistemi operativi che consentano di identificare con certezza i partecipanti e garantiscano adeguata pubblicità delle sedute secondo le modalità individuate da ciascun golf club.

La convocazione dell’assemblea, pertanto, dovrà essere deliberata come di consueto dal Consiglio Direttivo, che dovrà però fare attenzione a deliberare e verbalizzare espressamente la scelta di procedere con la modalità a distanza in ragione della situazione epidemiologica in essere nel rispetto delle facoltà previste dalla normativa, e in ragione di ciò sarà tenuto a fissare preventivamente e nel dettaglio le regole telematiche di svolgimento della riunione individuando, tra le altre cose, la piattaforma da utilizzare.

Nella scelta della piattaforma da preferire, il Consiglio dovrà valutare lo specifico contesto di riferimento e individuare uno strumento che sia adeguato a consentire la potenziale accessibilità a tutti gli associati oltre che la loro fattiva partecipazione, individuando un sistema di videoconferenza che permetta l’interazione tra gli associati, la visibilità di tutti e magari anche l’eventuale possibilità di scambio di documenti laddove necessario in ragione degli argomenti posti all’ordine del giorno.

I termini e le modalità di convocazione dovranno essere quelli previsti dallo statuto, seppur con la necessaria valutazione della particolare situazione in essere. In ipotesi, infatti, di statuti che prevedano la convocazione dell’assemblea unicamente con affissione dell’avviso in bacheca o presso la sede sociale, questa modalità non potrà certamente essere considerata da sola sufficiente in una situazione come quella attuale di quasi totale sospensione delle attività sportive, e sarà opportuno stabilire e procedere in abbinamento anche con una convocazione che consenta di raggiungere personalmente tutti i soci procedendo, ad esempio, all’invio di email o sms così da poter dimostrare l’avvenuto rispetto della necessaria pubblicità e democraticità previsti per legge. La pubblicazione dell’avviso di convocazione dell’assemblea sul sito internet del golf club e/o sui canali social è modalità di pubblicazione accessoria da prevedere in ogni caso.

All’atto dello svolgimento dell’assemblea in videoconferenza, fondamentale sarà l’identificabilità dei singoli soci partecipanti oltre che il massimo rispetto del principio di simultaneità per il quale, a pena invalidità della riunione, ogni partecipante deve poter seguire in modo adeguato il dibattito oltre che poter intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti oggetto di votazione.

Fondamentale, poi, è la possibilità di garantire a tutti i soci il pieno esercizio del proprio diritto di voto e la conseguente constatazione immediata e con modalità verificabile delle risultanze delle votazioni indette, così da offrire la massima trasparenza e legittimità delle deliberazioni assunte. Nel caso in cui siano previste votazioni che statutariamente prevedano la segretezza del voto, l’Assemblea – quale organo sovrano – potrà decidere in apertura di procedere per voto palese o per appello nominale; diversamente, in fase di convocazione si dovrà preventivamente prevedere l’utilizzo di una specifica piattaforma con sistema di registrazione e voto segreto che sarà certamente più onerosa.

Il verbale dell’assemblea a distanza potrà essere redatto anche non contestualmente ma dovrà comunque essere sottoscritto dal Presidente e dal Segretario verbalizzante. Il luogo fisico della sede assembleare da indicare in atti sarà quello in cui si trova il Segretario estensore, il quale dovrà però avere la cura di specificare in atti che “l’assemblea è tenuta con modalità telematica nel rispetto della normativa emergenziale di contenimento della diffusione del Covid-19, di cui agli articoli 73 e 106, D.L. 18/2020 e art. 3, D.L. 183/2020 (conv. in L. 27/2020)”.

Particolare attenzione, da ultimo, va prestata al trasparente tracciamento delle presenze degli associati partecipanti che potrà essere eseguito avvalendosi degli strumenti offerti dalle diverse piattaforme telematiche e riportando nel verbale nome e cognome dei soci presenti o, nel caso in cui si disponga del consenso al trattamento dell’immagine, effettuando degli scatti alle schermate dai cui compaiano le condivisioni delle immagini di tutti i presenti e allegandole come attestazione di presenza al verbale.

Va segnalato che in sede di conversione del c.d. “Decreto Milleproroghe” (Legge n. 21/2021) si è previsto che il termine entro il quale l’assemblea ordinaria deve essere necessariamente convocata per l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2020 è di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (ovvero entro il 29 giugno 2021). Nel silenzio della norma si ritiene opportuno che gli organi direttivi approvino comunque entro il termine statutario lo schema di bilancio.